將歷史變成永恒
發布日期：2005-12-07 閱讀次數：
〖第 679期 檔案館建館十周年專刊〗
今年是北京理工大學檔案館建館十周年。從1995年至今，伴隨著學校的蓬勃發展，檔案館經歷了從小到大，從弱到強的發展過程。回首往事，十年的風雨歷程又一次展現在我們的眼前……
一 檔案管理工作日臻完善
1995年，學校正式成立檔案館，檔案館現有專職檔案人員11人。現已建立健全了主管校長——檔案館——各院部處職能部門專（兼）職檔案人員三級檔案工作網絡，兼職檔案人員近百人。檔案館現有館舍面積800余平方米，現存十三大門類檔案，約6萬余卷，并以每年五千余卷的速度遞增。館藏檔案中，年代最久遠的是1939年的文書檔案。珍藏檔案有：歷屆校長照片；劉少奇、周恩來、朱德、彭德懷、張愛萍、李鵬等黨和國家領導人來校視察工作的照片；全國各界知名人士在我校重大活動中的親筆題詞；研制大型天象儀、紅箭-73反坦克導彈武器系統、探空火箭等重要科研項目的文字資料及照片。
建館十年來，為加強學校檔案工作的管理力度，規范檔案管理工作，我們建立健全了一整套檔案管理規章制度，規范性文件的制定工作也逐漸向檔案管理的重點部位和具體環節滲透，其中包括各類檔案立卷歸檔管理辦法等共23項。這些規章制度確定了各類文件材料的歸檔范圍、使各工作環節有章可循、明確了專兼職檔案人員的工作規范，依此強化了檔案館的行政管理職能。檔案工作真正做到了有法可依、有章可循。
十年來，為豐富館藏、優化館藏結構，我館不斷地推進檔案收集、整理方式的改革。強化部門預立卷制度，注重實體整理規范，每一份文件都嚴格按程序操作，編制各類專題目錄多達20余種。投入力量開發檔案信息資源，檔案館多年來一直把“編研工作”作為重點。編研成果有：《全宗介紹》、《科研成果檔案選編》、《基建情況一覽表》、《黨代會、教代會、團代會匯編》、《檔案管理制度匯編》、《部門檔案歸檔范圍》、《博士論文摘要匯編》、《專利成果檔案選編》、《檔案利用典型實例》、《北京理工大學大事記》、《檔案館論文匯編》等十一冊。
十年來，檔案館始終以“為學校中心工作服務”為宗旨，堅持為領導決策服務、為全校的教職工服務。在學生畢業設計、招生分配、補辦學歷證明、科研立項、鑒定報獎、學校申報評估、查清帳目、職稱評定、工資調整、黨政活動、學術研究、基建維修施工、落實政策、經濟合同、校慶、教學評優等項工作中提供了大量具有法律效力和行政有效性的詳實依據。
檔案館作為學校的信息中心，為不同時期的編史修志提供了大量資料，利用檔案先后出版的書籍有：《延安自然科學院史料》、《培養科技干部的搖籃》、《歷年年鑒》、《北京理工大學志》、《北京高教史》、《北京高教志》等。通過利用檔案，間接地促進了學校的發展與建設，產生了一定的經濟效益與社會效益。其中典型事例很多，如，從2002年起，學校辦房產證，有一些老師不慎將原始憑單丟失，到檔案館來查，由于說不清具體日期，有時一張憑單要查幾十卷，每一卷又有上百張票據,可謂“大海撈針”。每當幫他們找到丟失的憑單存根后，都非常感謝，并對檔案人員的熱情服務給予了很高的評價。再比如，有一位科研人員不慎將重要科研項目的磁盤丟失，由于他事先存檔材料完整，使科研損失減少到最低限度。事后，他感慨地說，檔案工作真是一項必要和有意義的工作。這樣的事例還很多，為了讓廣大師生了解館藏檔案的重要價值，我們將事例匯編成冊——《檔案利用典型實例》。
與此同時，檔案館變被動服務為主動服務。主動與全國學位與研究生教育發展中心認證咨詢部聯系，承擔了我校畢業生的資格認證工作；主動協助校房產部門，為教工辦理房產證提供原始憑證等等。配合教務處、研究生院、成教院完成了國家教委“建立全國畢業生電子檔案”的任務，檔案館提供了近十年來的我校畢業生的相關原始檔案；配合后勤、基建等單位，為學校的改擴建工作提供了大量基建圖紙；配合校工會，完成了“全國模范職工之家”的驗收評估工作；配合校辦等單位，完成了“211工程”“九五”驗收；配合科技處，完成了科研項目的質量認證、條保項目的驗收。
積極致力于檔案管理信息化建設。信息化建設是新時期學校發展的重點。十年來，檔案館緊緊抓住了這一發展機遇，以檔案信息化帶動各項基礎業務工作的開展。
檔案管理應用系統建設水平逐年提高。1997年，正式啟用“靈通”檔案管理軟件。1998年，館內的局域網形成，實現了全部館藏檔案目錄級檢索。2003年，全面升級為網絡版的檔案管理軟件，完善了局域網的硬件設備。數據庫容量日益擴大，到目前為止提供5萬余條數據。全部實現了網上館藏目錄查詢和瀏覽服務，大大提升了檔案工作管理、服務水平。檔案信息化管理協調工作不斷加強，館內多次召開會議就加強網絡環境下電子文件、電子檔案管理等問題達成多方面共識，制定了《北京理工大學電子文件和電子檔案立卷歸檔暫行辦法》。
檔案宣傳工作更加深入。檔案宣傳工作是擴大檔案工作社會影響，提高檔案工作水平的重要手段。十年來，檔案宣傳工作不斷深入，實效性明顯增強。1995年我館承擔了校史陳列館管理工作，校史陳列館作為學校的重要教育基地，每年接待3000余人。通過觀看這些珍貴的檔案史料，廣大師生了解了我校的悠久歷史和光榮傳統，也看到了學校的蓬勃發展，激發了廣大師生愛校建校的熱情，充分發揮了檔案資料的存史、咨政、育人功能。2002年，為紀念“檔案法”頒布十五周年，在全校范圍內舉辦了檔案法知識競賽活動，全校師生踴躍參與。為宣傳檔案工作，多種形式、多種手段并舉，建網站、辦報刊、上閉路電視、辦展覽、召開檔案工作會……
拓展檔案工作職能范圍。新時期檔案工作要發展，必須以“務實創新、與時俱進”為原則，根據檔案利用的實際需求，2003年我館承擔了全校學生出國成績單、學歷證書的中英文翻譯工作。在盡職盡責地完成檔案工作的同時，2004年承擔了“一卡通”中心的籌建工作。
二 各界支持是檔案工作發展的動力
機遇和成功總是青睞有準備之人。檔案人多年不懈的奮斗終于得到了豐厚的回報。這回報來自于各級領導、各部門和各位老師們那里。
1995年成立檔案館時，明確了由常務副校長分管檔案工作，并成立了檔案工作領導小組，由常務副校長任組長，各院、部、處負責人任組員。該小組及時解決了檔案工作中出現的問題。
檔案工作列入了校領導的議事日程和目標責任制。歷年在學校的工作報告中都對檔案工作的成績給予了肯定并提出了要求。
在校財政有限的情況下，學校每年都為檔案館撥專項經費。1998年，我館達標升級過程中，一年中用于檔案館建設的各項經費達20萬元。
作為主管檔案工作的常務副校長，每年都要來館聽取工作匯報，參加檔案工作會議。會上總是強調：“檔案是學校辦學的重要資源；檔案事業是一項為后人著想的事業。”明確提出：“學校要不斷地為檔案工作創造條件，進一步加大經費投入，要利用現代化的科學技術來提高檔案管理的水平。”
2002年，為改善檔案保管條件，在校領導的直接關心下，檔案館遷至新館，面積由原來的400平方米擴大到現在的800平方米，大大緩解了庫房緊張的局面，重要檔案得以及時進館。
在學校經費緊張的情況下，撥款約25萬元在新館庫房內安裝了密集架。
在“985”二期重點建設項目中，作為條件支撐項目之一，數字化檔案館建設計劃投資360萬元。
學校重大科研項目工作會議，檔案館被列入重要部門參與其中，有效實施了“三納入”“四同步”的管理模式，使科研檔案自始至終得到有效控制。
征集檔案利用效果、舉辦檔案知識競賽，都得到了全校師生的積極支持。許多一線老師百忙之中，將回執、答卷交回檔案館。
三 總結成績面向未來
十年來，經過幾代檔案人共同努力，在學校檔案工作發展史上留下了一串串具有紀念意義的足跡：
1995年檔案館被評為北京市高等學校檔案工作先進集體。
1998年被國家檔案局評為“科技事業單位檔案管理國家二級單位”。
1999年，編研材料《檔案館全宗介紹》獲北京市檔案學會頒發的檔案編研成果二等獎。
2000年，論文《高校檔案信息環境與高校檔案資源開發》獲北京市檔案學術成果優秀獎。
2001年，檔案館當選為北京市高校檔案研究會理事單位、第三協作組組長單位。
2003年，國防科工委對我校“211工程”“九五”驗收檢查，檔案工作受到了科工委領導的好評。
2004年，當選為北京市高校檔案研究會常務副理事長兼秘書長單位，同時還承擔著《北京高校檔案研究會檔案信息》的總編工作。
我館人員在長期實踐工作的基礎上，注重總結經驗，先后撰寫了多篇有關信息化管理的論文：《信息化對檔案館的影響和信息化發展戰略》、《檔案在信息化過程中遇到的問題和發展策略》、《電子文件和電子檔案立卷歸檔的研究分析》、《信息化檔案管理軟件的問題分析》、《網絡環境下高校檔案信息資源的開發與建設》、《從我校檔案工作實踐看高校檔案信息化建設》、《現階段高校數字檔案館建設內容》等等。十年來，我館人員積極參與國防科工委系統、北京市高校系統的學術論文交流活動，公開發表論文十余篇，獲獎論文二十余篇。
展望未來，任重而道遠。大量電子文件的產生，模糊了文書工作和檔案工作的界限；網絡的發展，加速了檔案、圖書、情報等文獻信息間的交叉和融合。有人把如今檔案職業的處境比喻為在“夾縫時代”：一方面，我們依然背靠著以紙質文件管理為基礎的傳統工作模式；另一方面，我們又必須面對電子文件所帶來的種種難題。面對眼前的種種挑戰，檔案人應該以開放的心態、進取的姿態、科學的精神、戰略的眼光來拓展自身的職能，從中獲得生存的理由和發展的空間。
