按《檔案法》要求做好我校檔案工作
發布日期：2005-12-07 閱讀次數：
常務副校長 李志祥
〖第 679期 檔案館建館十周年專刊〗
檔案是學校辦學的重要資源。檔案工作的重要性體現在學校各項工作中。比如，每年上級會有各種各樣的檢查，如果按學校檔案館的歸檔要求，做到依法歸檔，那么上級部門來檢查時，我們就有據可依，這就維護了學校依法辦學、依法行政的嚴肅性。
實際上，學校在建設與發展過程中，會形成各種各樣的檔案。這些檔案，都應歸到檔案館去。例如，學校在拆建過程中，凡重要的房產、地產、地下管網和新建的設施，以及固定資產檔案，都應按要求及時歸到檔案館去。又比如，重大科研項目，必須按照上級有關國防項目的管理要求來管理。要隨著科研項目的進程實行過程管理，做到分階段、分節點及時歸檔。在學科建設、重點實驗室建設過程中會產生很多帶有原創性知識點性質的材料，這些都是檔案管理的重要內容。
隨著國家“十一五”計劃實施，我校舊樓改造將隨著國家投資的增加而增多，在拆舊建新中，凡重要的實驗場所、實驗設備的照片檔案，都應保存下來。檔案館留下這些圖片和資料，就保留了學校的發展歷史。各部門負責人要像當家人一樣，對凡是應該保留下來的東西，都要把它們保留下來。按《檔案法》的要求、按照學校檔案管理的規定，做好部門檔案工作。
隨著形勢發展，各方面對學校管理的要求也越來越多。比如，學生貸款、一卡通、學生就業等等工作，都需要配備一定的人員，都從現有編制中解決也是不科學的。類似這樣的問題可以從實際出發，做到專職人員必須有，其余設兼職崗位。誰多干，酬勞就加給誰。兼職檔案員也應是這種性質的。 兼職檔案員的作用非常重要。學校雖然沒有這個編制，但檔案工作有這個要求。因為很多檔案產生于基層，只有基層部門完整無漏的把材料收集起來歸檔，檔案館才能通過管理來讓檔案發揮作用。所以兼職檔案員在檔案的收集、整理、歸檔方面要發揮重要的作用。學校要加強兼職方面的工作，要明確兼職檔案員的崗位職責和內部管理體制掛鉤。
今后，一是要提高對檔案工作的認識。認識到檔案是學校管理要素中的重要內容。檔案管理確實是看得見、摸得著的重要管理內容，大家應該積極、主動地管理好各部門檔案工作，在學校黨委、行政的領導下，檔案意識得到逐步提高。上級單位幾次對我校檔案工作的檢查，實際都是對我校檔案工作的一種促進。二是，學校還要不斷地為檔案管理創造條件，利用現代化科學技術進一步做好檔案管理工作，提高檔案管理現代化水平。這不僅僅是把鐵皮柜換成密集架。在電子文件的管理方面，檔案館、圖書館、院系資料室要與世界上相關的窗口聯起來。檔案管理要考慮如何利用現代化手段把檔案的利用工作搞上去，發揮作用。
在“九五”、“十五”期間，我們學校利用學科建設來加強內部實力方面積累了豐富的經驗。這方面材料值得收集。在“十一五”期間、“985”二期，學校將加強檔案館的建設，利用現代科學技術來提升檔案管理的水平。我們也要通過現代化手段把檔案資料積累下來。檔案管理要加強過程管理。下一步學校要在這方面投入一些力量和經費，加強檔案建設，但最重要的還是要做好“歸檔”這項基礎工作。
